Где ставится исходящий номер письма?

2.3.5.4 Исходящий номер проставляется на исходящем документе в предусмотренном для этого реквизита месте соответствующего бланка. Регистрационный номер исходящего письма состоит из индекса структурного подразделения, порядкового номера и вида документа.

Где ставится исходящий номер документа?

Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).

Как правильно написать исходящий номер?

Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. № 25-03/198, где: исх.

Когда должен быть зарегистрирован исходящий документ?

Регистрируют исходящие документы в день подписания. Нумерация исходящих писем — подтверждение юридической силы документа, обязательный реквизит, отсутствие которого делает письмо юридически ничтожным. Читайте в журнале «Справочник Секретаря»: Семь советов, как регистрировать документы, чтобы не закопаться в них

Как правильно регистрировать входящую документацию?

Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции.

Читайте также  Как перекинуть бонусы водафон на другой номер?

Что такое исходящая документация?

Исходящие документы — это все письма и документы, которые организация отправляет по почте или с курьером, передает внешним лицам и организациям. Исходящая документация, как и входящая, хранится в организации в общем случае 5 лет.

Что такое входящие и исходящие документы?

Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.

Что относится к исходящим документам?

К исходящим документам относятся, как правило, либо отдельные письма, либо пакеты документов с сопроводительным письмом. Все виды исходящих документов организации оформляются на её официальном бланке и подлежат регистрации.

Какие документы регистрируются как входящие?

Как правило, в журнале регистрации входящих документов необходимо заполнить следующие поля:

  • порядковый номер записи;
  • присвоенный регистрационный входящий номер документа;
  • дата регистрации;
  • исходящий номер документа,
  • присвоенный отправителем;
  • отправитель;
  • заготовок и краткое содержание документа;

18 янв. 2021 г.

Как принимать входящие документы?

Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления. Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице.

Для чего нужно регистрировать исходящие документы?

Журнал регистрации исходящих документов — применяется для регистрации документов, отправляемых корреспондентам из организации. … Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.

Какие письма не регистрируются?

К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:

  • письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
  • все рекламные письма;
  • поздравительные письма и телеграммы;
  • приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
  • печатные издания (книги, брошюры, журналы);
Читайте также  Как переставить гос номер на другую машину?

Какие документы не требуют регистрации?

Не подлежат регистрации службой ДОУ:

  • письма, присланные в копии для сведения;
  • рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;
  • первичные документы бухгалтерского учета;
  • учебные планы, программы, копии;
  • месячные, квартальные и другие отчеты;
  • формы статистической отчетности;
  • сообщения о совещаниях, заседаниях;

Сколько адресатов может быть в служебном письме?

При адресовании документа должностному лицу учреждения или органа УИС, иной организации инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после нее. Служебное письмо не должно содержать больше четырех адресатов.

Какая корреспонденция не подлежит вскрытию?

При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и целостность конвертов или другой упаковки, а также печатей (пломб). … Не подлежат вскрытию в Экспедиции конверты (пакеты), адресованные должностным лицам Министерства с пометкой «Лично», департаментам.

Как оформлять входящую корреспонденцию?

Как входящая, так и исходящая корреспонденция регистрируется в специальных журналах, которые содержат следующие графы:

  1. Номер(№) документа
  2. Дата (ч. м. г.) регистрации
  3. Кому направлен документ (от кого поступил)
  4. Тип регистрируемого документа
  5. Описание