2.3.5.4 Исходящий номер проставляется на исходящем документе в предусмотренном для этого реквизита месте соответствующего бланка. Регистрационный номер исходящего письма состоит из индекса структурного подразделения, порядкового номера и вида документа.
Содержание
- 1 Где ставится исходящий номер документа?
- 2 Как правильно написать исходящий номер?
- 3 Когда должен быть зарегистрирован исходящий документ?
- 4 Как правильно регистрировать входящую документацию?
- 5 Что такое исходящая документация?
- 6 Что такое входящие и исходящие документы?
- 7 Что относится к исходящим документам?
- 8 Какие документы регистрируются как входящие?
- 9 Как принимать входящие документы?
- 10 Для чего нужно регистрировать исходящие документы?
- 11 Какие письма не регистрируются?
- 12 Какие документы не требуют регистрации?
- 13 Сколько адресатов может быть в служебном письме?
- 14 Какая корреспонденция не подлежит вскрытию?
- 15 Как оформлять входящую корреспонденцию?
Где ставится исходящий номер документа?
Регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, которая подшивается в дело структурного подразделения компании. Сведения об отправляемом (исходящем) документе вносятся в регистрационно-контрольные формы (РКФ).
Как правильно написать исходящий номер?
Регистрационный номер отправляемого (исходящего) документа должен состоять из индекса дела по номенклатуре дел (включающего в себя код структурного подразделения) и разделенного косой чертой порядкового номера документа в пределах календарного года. Например: исх. № 25-03/198, где: исх.
Когда должен быть зарегистрирован исходящий документ?
Регистрируют исходящие документы в день подписания. Нумерация исходящих писем — подтверждение юридической силы документа, обязательный реквизит, отсутствие которого делает письмо юридически ничтожным. Читайте в журнале «Справочник Секретаря»: Семь советов, как регистрировать документы, чтобы не закопаться в них
Как правильно регистрировать входящую документацию?
Регистрируются документы независимо от пути их получения: поступившие по почте, полученные через курьера, по факсу, электронной почте. У секретарей, особенно без опыта работы, часто возникают вопросы о необходимости ведения учета входящей и исходящей корреспонденции.
Что такое исходящая документация?
Исходящие документы — это все письма и документы, которые организация отправляет по почте или с курьером, передает внешним лицам и организациям. Исходящая документация, как и входящая, хранится в организации в общем случае 5 лет.
Что такое входящие и исходящие документы?
Входящий документ (поступающий документ) — документ, поступивший в учреждение. Исходящий документ (отправляемый документ) — официальный документ, отправляемый из учреждения. Внутренний документ — официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Что относится к исходящим документам?
К исходящим документам относятся, как правило, либо отдельные письма, либо пакеты документов с сопроводительным письмом. Все виды исходящих документов организации оформляются на её официальном бланке и подлежат регистрации.
Какие документы регистрируются как входящие?
Как правило, в журнале регистрации входящих документов необходимо заполнить следующие поля:
- порядковый номер записи;
- присвоенный регистрационный входящий номер документа;
- дата регистрации;
- исходящий номер документа,
- присвоенный отправителем;
- отправитель;
- заготовок и краткое содержание документа;
18 янв. 2021 г.
Как принимать входящие документы?
Обратите внимание! Входящие документы регистрируются один раз — в день их поступления. Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице.
Для чего нужно регистрировать исходящие документы?
Журнал регистрации исходящих документов — применяется для регистрации документов, отправляемых корреспондентам из организации. … Регистрация — это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Какие письма не регистрируются?
К документам, не подлежащим регистрации, как правило, относятся:
- письма информационно-справочного характера, присылаемые для сведения;
- все рекламные письма;
- поздравительные письма и телеграммы;
- приглашения, программы семинаров, совещаний и конференций;
- печатные издания (книги, брошюры, журналы);
Какие документы не требуют регистрации?
Не подлежат регистрации службой ДОУ:
- письма, присланные в копии для сведения;
- рекламные извещения, плакаты, программы совещаний и т.п.;
- первичные документы бухгалтерского учета;
- учебные планы, программы, копии;
- месячные, квартальные и другие отчеты;
- формы статистической отчетности;
- сообщения о совещаниях, заседаниях;
Сколько адресатов может быть в служебном письме?
При адресовании документа должностному лицу учреждения или органа УИС, иной организации инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу — после нее. Служебное письмо не должно содержать больше четырех адресатов.
Какая корреспонденция не подлежит вскрытию?
При приеме корреспонденции проверяется соответствие адреса и целостность конвертов или другой упаковки, а также печатей (пломб). … Не подлежат вскрытию в Экспедиции конверты (пакеты), адресованные должностным лицам Министерства с пометкой «Лично», департаментам.
Как оформлять входящую корреспонденцию?
Как входящая, так и исходящая корреспонденция регистрируется в специальных журналах, которые содержат следующие графы:
- Номер(№) документа
- Дата (ч. м. г.) регистрации
- Кому направлен документ (от кого поступил)
- Тип регистрируемого документа
- Описание